ANALISIS KETIDAKLENGKAPAN DAN KETIDAKSESUAIAN DOKUMEN PENDUKUNG PADA PROSES DIRECT PAYMENT TAGIHAN OPERASIONAL PT XYZ

Aurakel Grissela; Tantina Haryati

doi:10.69957/grjb.v6i03.2951

Authors

Aurakel Grissela Universitas Pembangunan Nasional "Veteran" Jawa Timur
Tantina Haryati Universitas Pembangunan Nasional "Veteran" Jawa Timur

DOI:

https://doi.org/10.69957/grjb.v6i03.2951

Keywords:

Ketidaklengkapan Dokumen, Ketidaksesuaian Dokumen, Direct Payment, Pengendalian Internal, Dokumen Pendukung

Abstract

Pelaksanaan direct payment atas tagihan operasional menuntut adanya dokumen pendukung yang lengkap dan sesuai sebagai dasar verifikasi sebelum pembayaran dilakukan. Dalam praktiknya, masih dijumpai ketidaklengkapan dan ketidaksesuaian dokumen yang menyebabkan proses verifikasi harus diulang, sehingga berpotensi menghambat kelancara administrasi pembayaran. Penelitian ini bertujuan untuk mengidentifikasi bentuk ketidaklengkapan dan ketidaksesuaian dokumen, menelaah faktor penyebabnya, serta mengevaluasi penerapan pengendalian internal dalam proses direct payment di PT XYZ. Metode penelitian ini menggunakan kualitatif deskriptif dengan teknik pengumpulan data melalui observasi dan wawancara. Proses pengolahan data mengikuti tahapan Miles, Huberman dan Saldana meliputi reduksi data, penyajian data dan penarikan kesimpulan. Hasil penelitian menunjukan empat bentuk permasalahan dokumen, yaitu surat jalan tanpa otorisasi, ketidaksesuaian nomor dokumen, lampiran transaksi yang belum lengkap, serta perbedaan data resi dengan buku ekspedisi. Faktor yang memengaruhi permasalahan tersebut meliputi aspek manusia, kepatuhan terhadap prosedur, koordinasi antarunit, serta keterbatasan waktu. untuk mengurangi kesalahan administrasi, PT XYZ menerapkan pengendalian internal berupa verifikasi dokumen, otorisasi berjenjang dan koordinasi antarunit. Penerapan pengendalian internal terbukti mendorong akurasi informasi, meningkatkan akuntabilitas serta memperlancar proses pembayaran.

References

Anjani, D. M., Magfiroh, S., & Derbani, A. (2025). Internal Control System For Verification Of Payment Requesst Documents at PT Antam Tbk Pongkor. 1–8.

Desvita, R., Trisninawati, Syarif, M. A., & Fransisca, S. (2024). Human Error Dalam Pengelolaan Dokumen Di Bank Sumsel Babel. 2(4), 178–188.

Erawantini, F., Agustina, E. A., Nuraini, N., & Dewi, R. D. C. (2022). Faktor Penyebab Ketidaklengkapan Pengisian Dokumen Rekam Medis Rawat Inap di Rumah Sakit. Jurnal Manajemen Informasi Kesehatan Indonesia, 10(1), 104.

Espinosa, M. T. (2024). Internal Control in Companies from the Perspective of the COSO. Management (Montevideo), 2, 2–9. https://doi.org/10.62486/agma202428

Holler, R., Tarshish, N., & Kaplan, E. (2024). “That’s where the hunt for the correction begins”: Experiences of administrative errors as sites of administrative burden. International Journal of Social Welfare, 806–818. https://doi.org/10.1111/ijsw.12637

Imawati, R. A., & Fambudi, I. N. (2024). Analisis Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Berbasis ERP Pada Siklus Expenditure Cycle Dan Cash Disbursement (Studi Kasus Perusahaan SSC ). Jurnal Bisnis Mahasiswa, 4(3), 452–466. https://doi.org/10.60036/jbm.v4i3.art20

Kamelia, A. F., & Nugroho, H. (2025). Internal Control Analysis of the Vendor Accounts Payable Payment System at Hotel XYZ. Journal of Governance, Taxation and Auditing, 4(1), 47–55. https://doi.org/10.38142/jogta.v4i1.1469

Miles, M. B., Huberman, A. M., & Saldana, J. (2014). Qualitative Data Analys (3rd ed.). SAGE.

Monteiro, A. P., Vale, J., Leite, E., Lis, M., & Kurowska-Pysz, J. (2022). The impact of information systems and non-financial information on company success. International Journal of Accounting Information Systems, 45, 1–14. https://doi.org/10.1016/j.accinf.2022.100557

Mukti, I. J. (2025). Pengaruh Sistem Komunikasi Internal Terhadap Koordinasi Kerja Tim Di Lingkup Perkantoran. Jurnal Kajian Ekonomi Dan Manajemen Indonesia, 2(3), 306-180–190.

Nabila, V. S., & Syarvina, W. (2022). Analisis Pengaruh Beban Kerja Terhadap Kinerja Karyawan PT. Perkebunan Nusantara IV Medan. Jurnal Kewarganegaraan, 6(2), 2788–2797. Retrieved from https://journal.upy.ac.id/index.php/pkn/article/view/3133/pdf

Priatna, Y. (2021). Peran Pengelolaan Arsip Digital Universitas Muhammadiyah Ponorogo Dalam Upaya Peningkatan Kualitas Administrasi Universitas Muhammadiyah Ponorogo. Jurnal Pustaka Budaya., 8(1), 64–73.

Putri, A. C., & Dewi, P. P. (2023). Peranan Kelengkapan Dokumen dalam Proses Transaksi Pembayaran pada Kantor Perwakilan Bank Indonesia Provinsi Bali. E-Dimas: Jurnal Pengabdian Kepada Masyarakat, 14(3), 494–499. https://doi.org/10.26877/e-dimas.v14i3.13110

Rahmatillah, R. A., & Prabowo, B. (2024). Peran Administrasi Keuangan Dan Operasional Dalam Proses Verifikasi Serta Penagihan Pada Pt Nusatrans Anugerah Makmur. Journal Proceedings IPJCS, 91–96.

Romney, M. B., Steintbart, P. J., Summers, S. L., & Wood, D. A. (2021). Accounting information systems. In Information Technology and Innovation Trends in Organizations - ItAIS: The Italian Association for Information Systems (15th ed.).

Shende, A., Mullapudi, M., & Challa, N. (2024). Enhancing Document Verification Systems: A Review of Techniques, Challenges, and Practical Implementations. International Journal of Computer Engineering and Technology (IJCET), 15(1), 16–25. Retrieved from https://iaeme.com/Home/issue/IJCET?Volume=15&Issue=1

Sinaga, R. S., & Sarimonang, S. (2021). Pengaruh Beban Kerja, Disisplin Kerja Dan Kondisi Kerja Terhadap Kinerja Karyawan Pada PT. Kereta Api Divre 1 Sumatera Utara. Jurnal Manajemen Dan Bisnis, 21(1), 16–30.

Sumarna, A. D., & Novitasari, N. F. (2022). COSO Framework Sebagai Basis Penilaian Efektifitas Pengendalian Internal Penerimaan Kas (Studi Kasus PT LEP). Jurnal Akun Nabelo: Jurnal Akuntansi Netral, Akuntabel, Objektif, 4(2), 656–670.

Waruwu, W. A., Mendrofa, M. S. D., Waruwu, E., & Gea, J. B. I. J. (2024). Analisis Manajemen Kearsipan Dalam Upaya Meningkatkan Pengelolaan Penatausahaan Administrasi Di Dinas Perumahan Dan Kawasan Permukiman Kota Gunungsitoli. Jurnal Ekonomi Bisnis, Manajemen Dan Akuntansi (JEBMA), 4(2), 702–715. https://doi.org/10.47709/jebma.v4i2.3877

Wirtadipura, D. (2022). Pengaruh Perencanaan dan Koordinasi Terhadap Produktivitas Kerja Pegawai Pada Dinas Pekerjaan Umum dan Penataan Ruang Kabupaten Serang. DESANTA: Indonesian of Interdisciplinary Journal, 2(2), 323–332